IP-portefeuille, verlengingen en termijnen

Wat het doet

Hier staat wat je bezit en wat je daarmee moet doen. We voeren je rechten één keer in, checken ze bij de officiële registers en volgen ze daarna op: status, dekking, kosten en vooral termijnen.

Het is de basis voor veel van onze diensten. Een merkdepot, een octrooistrategie, een due diligence of een fiscaal voordeel begint altijd met de vraag: welke rechten bestaan er en in welke staat zijn ze?

Wat erin gaat: de gegevens van jou of je vorige raadsman, de officiële registers, TMview voor merken en de post van IP-bureaus. Wat eruit komt: de overzichten, kalenders en verlengingsvoorstellen hieronder. Een persoon controleert elke datum en elk voorstel voor het bij jou belandt.

Functies

Portefeuilleweergaven

Je merken-, modellen-, domeinnamen- en octrooiportefeuille zie je als kaart, rechtendiagram of lijst. De weergaven tonen de dekking per land, de spreiding van je merken over de Nice-klassen en de gaten, bijvoorbeeld een klasse waarin je in één land bent ingeschreven maar niet in de markt die je binnengaat. Merkgegevens kunnen we verversen vanuit TMview.

Verlengingstijdlijn met kosten

Bij elk recht zie je de volgende verlengings- of instandhoudingsstap en wat die kost, in een tijdlijn per jaar of per land. De bedragen komen uit dezelfde motor als onze IP-kostenraming, zodat je een verlenging beslist met de kosten voor ogen. Verlengingsbeheer voor IP-portefeuilles legt de juridische regels achter de data uit.

Termijnenbewaking

We leggen termijnen vast met vier escalatieniveaus, want een datum over een jaar, over een maand en volgende week vragen elk een andere aanpak. Post van IP-bureaus koppelen we aan het recht waar ze over gaat, zodat bijvoorbeeld een officiële kennisgeving of een oppositie meteen de juiste termijn in gang zet. Verlengingsdata berekenen we waar een officiële bron bestaat, en een persoon bevestigt elke termijn voordat iemand erop vertrouwt. Je IP-termijnen beheren bespreekt de belangrijkste termijnen.

Octrooikalender met opvolging van het register

Je eigen octrooiaanvragen en octrooien voeren we in met hun nummers en we volgen ze in het EOB-register. Verandert er iets in het register, zoals een nieuwe procedurestap of een andere status, dan werken we de kalender bij en bevestigt een persoon de data die daaruit volgen voordat iemand erop vertrouwt. Je merken, modellen en andere rechten volgen we mee, zodat je je hele portefeuille op één plek ziet. Octrooien van derden volgen we apart, in de octrooimonitoring.

Gebundelde verlengingen en jouw instructies

We bundelen verlengingen per klant. Je krijgt een voorstel met de kostenraming per recht en via een beveiligde link zeg je ons: verlengen, opgeven, oppositie instellen of uitbreiden. We leggen je instructie vast en een advocaat bevestigt voordat er iets wordt ingediend of betaald.

Register van auteursrechtelijke werken

Een register van auteursrechtelijke werken bevat je werken, hun registraties per land en hun geschiedenis. Auteursrecht ontstaat zonder registratie, dus dit register laat zien wat je hebt en waar het is vastgelegd.

Klassenhiaten en bewijs van gebruik

We houden bij welke klassen en landen gedekt zijn en bewaren bewijs van gebruik van je merken. Krijg je een verzoek om bewijs van gebruik, dan hoef je niet in oude dossiers te graven.

Wat je mag verwachten

• Een gecontroleerd register van je rechten, met bovenstaande weergaven.
• Een verlengingskalender met kosten en verlengingsvoorstellen per bundel.
• Herinneringen op vier escalatieniveaus, naar de mensen die jij aanduidt.
• Een overzicht van je instructies en van wat er is gedaan.
• Exports voor due diligence, financieringsrondes en waarderingen, bijvoorbeeld hoe je een IP-portefeuille waardeert.

Je collega's zien dit alles in het klantenportaal.

Alle bedragen en data zijn indicatief tot een gemachtigde ze heeft bevestigd, en elk voorstel zegt op welke gegevens het steunt.

Waar we het inzetten

Het is de ruggengraat van IP-portefeuillebeheer, waar register en kalender de dienst zelf zijn. Het volgt de depots uit merkregistratie en de resultaten van merkmonitoring en oppositie, en het draagt de jaartaksen in 360° octrooistrategie. Het levert ook de lijst van rechten voor M&A en due diligence en de documentatie over eigendom en inkomsten uit IP die fiscale aanvragen zoals de innovatieaftrek vragen. Zie ook IP lifecycle management en van aanvraag tot registratie voor de achtergrond.

Een voorbeeld: een klant geeft ons een spreadsheet met 50 merken. We laden ze in, checken elk merk in het register en verbeteren houders en klassen waar het register anders zegt. De portefeuille verschijnt als kaart en als lijst. We zien dat drie merken binnen zes maanden vervallen. Onze gemachtigde bevestigt de data, de klant krijgt een gebundeld verlengingsvoorstel met kostenraming en antwoordt via de beveiligde link: twee verlengen, één opgeven. We leggen de instructie vast, de gemachtigde voert ze uit en de kalender wordt bijgewerkt.