De levenscyclus van je IP beheren

Het juridisch kader

Intellectuele-eigendomsrechten zijn geen eeuwige activa. Elk recht heeft een eigen looptijd, eigen voorwaarden om het te behouden en eigen manieren om het kwijt te raken. Een portefeuille beheren betekent: die regels per recht kennen en op het juiste moment handelen.

Fase 1: creatie en identificatie

Auteursrecht, databankrechten, bedrijfsgeheimen en niet-geregistreerde modellen ontstaan zonder registratie. Voor andere rechten moet je een aanvraag indienen: octrooien, merken, geregistreerde modellen en domeinnamen. De eerste vraag is dus: wil je deze creatie beschermen, en met welk recht? Bij octrooien is timing cruciaal, want openbaarmaking vóór de indiening maakt je uitvinding niet meer nieuw. Hoe je het IP vindt dat je al hebt, lees je in het IP vinden dat je al hebt.

Fase 2: bescherming

Dan kies je: welk recht, welk grondgebied, welke route. Met een voorrangstermijn breid je een eerste indiening uit naar andere landen: 12 maanden voor octrooien en modellen en zes maanden voor merken, krachtens het Verdrag van Parijs. Na de indiening volgen onderzoek, publicatie en registratie, en bij merken de oppositieperiode.

Fase 3: onderhoud

De meeste rechten moet je verlengen of in leven houden door taksen te betalen. De belangrijkste termijnen op een rij:

• Unie- en Beneluxmerken: tien jaar vanaf de indieningsdatum, onbeperkt verlengbaar met telkens tien jaar.
• Geregistreerde Uniemodellen: vijf jaar, verlengbaar in periodes van vijf jaar tot 25 jaar.
• Octrooien: maximaal 20 jaar vanaf de indiening, met jaartaksen. Bij een Europese octrooiaanvraag betaal je taksen aan het EOB tot de verlening. Daarna betaal je nationale taksen in elke gevalideerde staat, of één jaartaks voor een eenheidsoctrooi.
• Auteursrecht: het leven van de maker plus 70 jaar, zonder verlenging.
• Domeinnamen: geregistreerd voor een periode die het register bepaalt, en verlengbaar.

Bij merken geldt ook een gebruiksplicht. Is een Uniemerk vijf jaar na registratie onafgebroken niet normaal gebruikt in de EU voor zijn waren en diensten, dan kan het vervallen worden verklaard (art. 18 en 58 UMV). Voor Beneluxmerken geldt een vergelijkbare regel. Zorg dus dat bewijs van gebruik in je dossier zit lang voor iemand ernaar vraagt. Meer over deze fase lees je in verlengingsbeheer voor IP-portefeuilles en je IP-termijnen beheren.

Fase 4: exploitatie

Je kunt rechten in licentie geven, overdragen, in pand geven of handhaven. Laat wijzigingen van eigendom en licenties bij voorkeur inschrijven in de betrokken registers, want voor sommige rechten werken ze pas tegenover derden zodra ze zijn ingeschreven. Ook handhavingsbeslissingen horen hier, zoals verzet tegen een later merk of een inbreukvordering.

Fase 5: einde van de levensloop

Een recht eindigt door verloop, niet-verlenging, bewuste opgave, vervallenverklaring of nietigverklaring, of doordat een merk een soortnaam wordt. Een goed beheerde portefeuille beëindigt rechten met opzet. Een recht dat niets meer beschermt, verleng je niet. Bij de verlenging kun je waren en diensten uit een merk schrappen, maar niet toevoegen.

In de praktijk

Stel: een Kortrijks modebedrijf heeft 60 merkregistraties in 20 rechtsgebieden. Een aantal daarvan hoort bij productlijnen die zijn stopgezet, en in twee landen heeft het bedrijf nooit iets verkocht. Bij elke verlengingsdatum maakt het een keuze. Merken voor lopende lijnen in actieve markten verlengt het. De stopgezette laat het vervallen, wat taksen scheelt. Merken in markten waar het misschien nog komt, houdt het aan, maar het begint alvast bewijs van gebruik te verzamelen vóór het vijfjarig punt.

Niet alleen data, ook bedrijfsmomenten zijn een reden om na te lopen. Een productlancering vraagt om een check van beschikbaarheid en indiening. Een stap naar een nieuwe markt vraagt om een check van je dekking. Een herstructurering vraagt om een check van wie welk recht bezit en of de registers dat ook zeggen. Verkoop je je bedrijf, dan heb je een nette lijst van rechten en hun status nodig, die een beheerd register in één keer levert.

Kosten lopen door alle fasen heen. Onze kostenraming voor IP toont de verlengingen die eraan komen. De bedragen zie je in het cliëntenportaal, waar je ook meteen je instructies geeft.

Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er als ik vergeet een merk te verlengen?

Voor een Uniemerk geldt een respijtperiode van zes maanden na de vervaldag, tegen een toeslag. Daarna vervalt de registratie. Herstellen kan alleen met een nieuwe aanvraag, en die neemt de oude voorrangsdatum niet mee.

Moet ik mijn geregistreerde merk gebruiken?

Niet vanaf dag één, maar na vijf jaar zonder normaal gebruik kan een derde vragen om het vervallen te verklaren.

Kan ik bij de verlenging van een merk waren toevoegen?

Nee. Je kunt de lijst bij de verlenging inkrimpen maar niet uitbreiden. Voor extra waren of diensten heb je een nieuwe aanvraag nodig.

Moet auteursrecht worden verlengd?

Nee. In de EU loopt het tot het einde van het leven van de maker plus 70 jaar, zonder registratie of verlenging.

Hoe dit samenhangt

Denken in levensloop is de basis van IP-portefeuillebeheer. Daar passen we die fasen toe op jouw portefeuille en volgen we elke datum op.