Klantenportaal

Wat het doet

Wat klanten een advocatenkantoor vragen, is meestal simpel: waar staat mijn dossier, wat is de volgende termijn, welk document is het actuele en wat hebben jullie van mij nodig? Het klantenportaal beantwoordt dat allemaal op één plek. Het is ook waar we verschillende diensten samen met jou uitvoeren: een register nakijken, een effectbeoordeling invullen, beslissen over een hernieuwing.

Het portaal zit in dezelfde omgeving als de technologie die elders op deze site staat, dus wat jij ziet, is waarmee onze advocaten werken. Elke berekende termijn, kennisgeving of mening die je te zien krijgt, is nagekeken en goedgekeurd door een advocaat. Vertrouwelijke inhoud wordt op onze eigen hardware afgeschermd voordat een cloud-AI het ziet; kan die check niet draaien, dan gaat er niets weg. Ons platform wordt in de EU gehost. Sommige functies hieronder, zoals de IP-portefeuille en de detecties van merkbewaking, zijn ook beschikbaar via onze dienst IPRHQ.

Functies

Toegang en rechten

Aanmelden is beveiligd, met optionele tweestapsverificatie. Rechten stel je per gebruiker in: je financiële contactpersoon ziet facturen, je DPO de privacyregisters en je IP-verantwoordelijke de portefeuille, zonder de rest.

Dossiers, berichten en documenten

Volg je dossiers, stuur ons berichten per dossier en bekijk de documenten die we met je delen. Voorstellen komen binnen in het portaal, waar je ze kunt aanvaarden of weigeren, en ook je facturen staan er.

Registers en effectbeoordelingen

Voor gegevensbescherming en ander compliancewerk bewerk je registerinvoer en gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA's) samen met ons in het portaal. Je kunt ook de AI Act-pagina voor je organisatie volgen. Je advocaat of DPO kijkt de invoer na en keurt ze goed. Ook verzoeken van betrokkenen registreer je in het portaal, zoals beschreven in onze praktische gids over toegangsverzoeken.

IP-portefeuille en termijnen

Je merken, modellen, domeinnamen en octrooien staan op een kaart, in een rechtengrafiek of in een lijst, met de hernieuwingskalender en kostenramingen. Komt er een termijn of hernieuwing aan, dan zeg je via het portaal wat we moeten doen: hernieuwen, laten vallen, oppositie voeren of verlengen. Zie het beheer van je IP-termijnen en IP-lifecyclemanagement voor de regels erachter. Ook treffers van bewakingen en detecties van merkbewaking komen hier binnen, en jij laat ons weten of we oppositie voeren, onderzoeken of laten rusten.

Kostenramingen

Hebben we een kostenraming gemaakt, dan zie je die in het portaal, uitgesplitst in officiële taksen, erelonen en uitgaven, voor je beslist.

Zelf documenten opmaken

Hebben we documenten voor je klaargezet, dan stel je in het portaal contracten op met begeleide verplichte velden. Het resultaat gaat naar ons ter nazicht.

Onboarding

Nieuwe klanten doorlopen de onboarding en de KYC-controles in het portaal, zodat identiteits- en bedrijfsgegevens in één dossier staan.

Assistent met leestoegang

Stel in het portaal vragen aan een assistent met enkel leestoegang over je eigen gegevens, zoals welke merken dit jaar vervallen. Hij wijzigt niets en geeft geen juridisch advies.

Rapporten en overzichten

Periodieke overzichten en klantrapporten verschijnen in het portaal.

Een dossier van begin tot einde

Een Gents softwarebedrijf wordt klant en doorloopt de onboarding en KYC in het portaal. De financiële contactpersoon aanvaardt ons voorstel en bekijkt later facturen. De DPO bewerkt het verwerkingsregister en vult samen met onze advocaat een DPIA in; die kijkt elke invoer na en keurt ze goed. Komt er een merkhernieuwing aan, dan ziet de IP-verantwoordelijke ze op de kalender met de kostenraming en zegt hij ons te hernieuwen. Een detectie van merkbewaking verschijnt in het portaal en het bedrijf vraagt ons om te onderzoeken. Aan het einde van het jaar vat het overzicht samen wat er veranderd is. Bij elke stap checkt de advocaat datums en inhoud voor ze bij de klant komen.

Wat je mag verwachten

• Toegang voor je team, met de rechten die je kiest.
• Een actueel overzicht van je dossiers, documenten, facturen en voorstellen.
• Gedeelde registers en beoordelingen die jij en je advocaat samen invullen.
• Je IP-portefeuille, termijnen en kostenramingen, met een manier om ons instructies te geven.
• Overzichten en rapporten op afgesproken tijdstippen.

Waar we het inzetten

Het portaal is de werkplek voor IP-portefeuillebeheer en voor DPO as a service. Bij fiscaal en financieringswerk bevat het de tijdsregistraties, diploma's en projectdocumenten achter de vrijstelling van bedrijfsvoorheffing voor O&O-personeel en het dossier voor O&O-subsidies, zoals uitgelegd in ons overzicht van subsidies en fiscale incentives voor IP in België.