Overgangsdiensten na een overname

Het juridisch kader

Een transitional services agreement (TSA) is een overeenkomst waarbij een partij, meestal de verkoper, na een transactie een beperkte tijd bepaalde diensten blijft verlenen aan de andere. Je gebruikt hem als de overgenomen onderneming afhangt van de systemen en mensen van de verkoper, bijvoorbeeld bij een carve-out uit een grotere groep, en op de dag van de closing niet zelfstandig kan werken.

Er bestaat geen specifieke wet voor TSA's. Het zijn gewone dienstenovereenkomsten onder het algemene verbintenissenrecht, en hun kwaliteit hangt af van de redactie. Ze worden samen met de aandelen- of activakoopovereenkomst ondertekend en vaak als bijlage eraan gehecht. Soms loopt de TSA in beide richtingen, omdat de koper ook diensten aan de verkoper levert.

Wat een TSA bevat

Scope. Een lijst van diensten, elk met een omschrijving. Typische diensten zijn IT-systemen en toegang tot software, financiën en loonadministratie, HR-administratie, faciliteiten, en het gebruik van merken, domeinnamen en e-mailadressen tijdens een rebrandingperiode.

Serviceniveaus. De standaard die je moet halen, zodat verwachtingen vastliggen en niet worden verondersteld. Een gebruikelijke referentie is het niveau waarop de verkoper de dienst vóór de transactie aan de onderneming leverde.

Prijs. Vaak tegen kostprijs of kostprijs plus een kleine marge, wat transparant is en geschillen beperkt. De overeenkomst zegt wat inbegrepen is en hoe kosten van derden worden doorgerekend.

Duur en verlenging. Een vaste termijn per dienst, met verlengingsopties. Migraties duren meestal langer dan gepland. Met een realistische termijn en een recht op verlenging, eventueel tegen een hogere prijs, voorkom je dat je van een klif valt.

Uitstap. Het plan voor het einde van elke dienst: teruggave of migratie van gegevens, overdracht van accounts en afbouw van in licentie gegeven IP. Dit bij de start plannen is veel goedkoper dan er op het einde over onderhandelen.

Gegevensbescherming. Verwerkt de verkoper persoonsgegevens van de onderneming in haar opdracht, dan heb je een verwerkersovereenkomst nodig onder artikel 28 AVG, en moeten doorgiften van persoonsgegevens rechtmatig zijn. Blijft de verkoper verwerkingsverantwoordelijke, dan moet de verdeling van rollen uitdrukkelijk vastliggen.

IP en merkgebruik. Blijft de onderneming tijdens de overgang het merk of de software van de verkoper gebruiken, dan moeten de voorwaarden lijken op een gecontroleerde merk- of softwarelicentie: een beperkt recht, kwaliteitscontrole en een vaste einddatum.

Aansprakelijkheid en bestuur. Een aansprakelijkheidsplafond dat past bij de waarde van de diensten, een escalatieprocedure en vaste contactpersonen aan beide kanten.

In de praktijk

Een groep verkoopt haar Belgische distributiedochter aan een koper met private-equitysteun. Bij de closing draait de dochter nog op het ERP-systeem van de groep, wordt haar loonadministratie verwerkt in het shared-servicecentrum van de groep en dragen haar producten het merk van de groep.

De partijen tekenen een TSA voor drie diensten. De ERP-toegang wordt negen maanden geleverd, met een recht op verlenging van drie maanden, tegen kostprijs plus een kleine marge. De loonadministratie wordt zes maanden geleverd, en de koper moet vóór een bepaalde datum opzeggen om een gat te vermijden. Het merk mag twaalf maanden op bestaande voorraad worden gebruikt onder een beperkte merklicentie, met kwaliteitscontrole, een vaste einddatum en de verplichting om resterende voorraad uit te verkopen of te herlabelen.

Bij de start zet de koper de afhankelijkheden op een rij als onderdeel van zijn due diligence, in een data room, en vraagt hij of een contract met een externe softwareleverancier toestemming vereist om de verkoper toegang te laten verlenen aan de koper. De licentie van de verkoper voor het ERP-systeem beperkt inderdaad het gebruik door derden, dus de partijen halen de toestemming van de leverancier binnen als voorwaarde voor de closing. Ze checken de belangrijkste contracten met contractnazicht, en het portefeuilleplatform toont welke geregistreerde merken en domeinnamen onder de licentie vallen en welke moeten worden overgedragen.

Veelgestelde vragen

Waarom is een TSA nodig?

Een onderneming laat zich zelden zuiver loskoppelen bij de closing. Een TSA houdt essentiële diensten draaiende, zodat de overgenomen onderneming zonder onderbreking werkt terwijl de koper zijn eigen regelingen opbouwt.

Hoe lang moet een TSA duren?

Lang genoeg voor een realistische migratie, die vaak langer duurt dan eerst verwacht. Een vaste termijn per dienst met verlengingsopties is gebruikelijk.

Wie betaalt voor de diensten?

Normaal de koper, vaak tegen kostprijs of kostprijs plus een kleine marge. De overeenkomst moet duidelijk zijn over wat gedekt is en hoe kosten van derden worden doorgerekend.

Heeft een TSA een verwerkersovereenkomst nodig?

Als de verkoper persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de onderneming, ja. Artikel 28 AVG vraagt een schriftelijke overeenkomst tussen verwerkingsverantwoordelijke en verwerker.

Hoe dit samenhangt

Een TSA is een van de documenten in M&A en due diligence. Hij volgt uit de transactie die staat beschreven in M&A voor groeiende ondernemingen, en de afhankelijkheden die hij regelt, breng je in kaart in de due diligence.