Verlengingsbeheer voor IP-portefeuilles

Het juridisch kader

Een geregistreerd recht blijft maar van kracht zolang je de verlengings- of instandhoudingstaks op tijd betaalt. De regels verschillen per recht, dus een portefeuille met meerdere soorten rechten in meerdere landen heeft veel verlengingsdata.

Merken

Een Uniemerk is geregistreerd voor tien jaar vanaf de indieningsdatum. Je kunt de verlenging aanvragen en betalen in de zes maanden vóór het verstrijken. Na het verstrijken loopt er nog een periode van zes maanden, met een toeslag (art. 53 UMV). De vervaldatum valt op de laatste dag van de maand waarin de verjaardag van de indieningsdatum valt. Je kunt de verlenging voor maar een deel van de waren en diensten aanvragen, maar waren toevoegen kan niet.

Beneluxmerken volgen een vergelijkbare logica onder het Benelux-verdrag inzake de intellectuele eigendom: tien jaar, verlengbaar, met een periode vóór het verstrijken en een korte respijtperiode waarin je nog kunt verlengen tegen een toeslag. Internationale inschrijvingen via het Madridstelsel verleng je elke tien jaar bij de WIPO, en de houder betaalt per aangewezen staat.

Modellen

Geregistreerde Uniemodellen verleng je om de vijf jaar, tot in totaal 25 jaar, met een periode van zes maanden vóór het verstrijken en een respijtperiode van zes maanden met een toeslag.

Octrooien

Taksen voor een Europese octrooiaanvraag betaal je elk jaar aan het EOB, vanaf het derde jaar na de indiening tot aan de verlening (art. 86 EOV). Na de verlening betaal je jaartaksen in elke gevalideerde staat volgens nationale regels, die verschillen in bedrag, vervaldata en respijtperiodes. Voor een eenheidsoctrooi betaal je één jaartaks aan het EOB. Betaal je een taks te laat, dan geldt voor Europese octrooiaanvragen een respijtperiode van zes maanden met een toeslag (regel 51, lid 2 UitvR EOV). Vervallen rechten kunnen soms worden hersteld, maar alleen onder strikte voorwaarden en niet in elk land.

Domeinnamen

Domeinnamen verleng je bij de registrar voor de periode waarvoor je betaalt. Mis je een verlenging, dan kun je de naam kwijtraken aan een derde, en daarmee ook je website en e-mail in gevaar brengen.

Misleidende facturen

Bureaus sturen meestal geen bindende herinneringen, en de beleefdheidsberichten die sommige versturen geven je geen recht op een herinnering. Houders van geregistreerde rechten krijgen regelmatig facturen van privébedrijven die er officieel uitzien en betaling vragen voor een inschrijving in een "register". Het EUIPO en de nationale bureaus waarschuwen daarvoor. Een echte verlenging betaal je aan het bureau zelf of via je gemachtigde. Met een beheerde termijnenkalender ben je dus beschermd tegen gemiste data én tegen misleidende facturen.

In de praktijk

Een Mechels technologiebedrijf heeft 25 merkregistraties, 8 Europese octrooifamilies en enkele domeinnamen. In januari stuurt zijn gemachtigde een verlengingsvoorstel voor alles wat de komende zes maanden vervalt. Elk recht staat erin met zijn vervaldag, zijn kost en een aanbeveling. Het bedrijf bekijkt het voorstel en beslist:

• Het Uniemerk voor de naam van het kernproduct wordt verlengd voor alle klassen.
• Hetzelfde merk wordt alleen verlengd in klasse 9 en 42, en klasse 35 wordt geschrapt, omdat het bedrijf daar niet meer actief is.
• De registratie in een markt die het bedrijf heeft verlaten, laat het vervallen.
• Het octrooi blijft in stand in Duitsland en Frankrijk. De validatie in een kleiner land, waar niemand het octrooi gebruikt en de taks elk jaar stijgt, geeft het op.

Dat is een typische uitkomst. Een octrooi dat overal blijft staan omdat niemand heeft gevraagd of het nog telt, kost elk jaar meer, want de jaartaksen stijgen tijdens de looptijd. Een verstandig beleid stelt voor elk recht deze vragen: wordt het nog gebruikt of is dat gepland, beschermt het omzet, schrikt het inbreukmakers af, is het nodig voor een deal of een licentie, en wat kost het om het te houden?

Ons systeem voor portefeuille en verlengingen bereidt de voorstellen per cliënt gebundeld voor, en de kostenraming voor IP zet de kost naast elk recht. Je geeft je instructies via een beveiligde link en je ziet hetzelfde overzicht in het cliëntenportaal.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik verlengingen plannen?

Bereid het voorstel minstens drie tot vier maanden vóór de vervaldag voor. Dan heb je tijd om te beslissen, bewijs van gebruik te verzamelen, de eigendomsgegevens na te kijken en, als het nodig is, een nieuwe aanvraag in te dienen in plaats van te verlengen.

Wat als ik de datum mis?

Check of er een respijtperiode geldt. Voor Uniemerken en -modellen en voor Europese octrooiaanvragen is die er, met een toeslag. Is ze voorbij, dan vervalt het recht. Sommige rechten kun je herstellen, maar niet alle en niet in elk land.

Kan ik een merkregistratie maar gedeeltelijk verlengen?

Ja. Je kunt de verlenging beperken tot bepaalde waren en diensten, en dat bespaart taksen als er per klasse wordt gerekend. Waren toevoegen kan niet.

Veranderen verlengingstaksen?

Ja. Officiële taksen worden van tijd tot tijd aangepast, en in sommige octrooistelsels stijgt de jaartaks elk jaar. Ramingen zijn dus indicatief tot je hebt betaald.

Hoe dit samenhangt

Verlengingsbeheer is een kernonderdeel van IP-portefeuillebeheer. Daar zetten we bovenstaande regels om in een kalender en een beslissingsproces voor jouw rechten.