Document Studio

Wat het doet

In de Document Studio maken en lezen we onze juridische documenten. Ze stelt contracten, brieven, nota's en adviezen op in onze huisstijl, en ze analyseert wat er bij ons binnenkomt: een contract van de andere partij, een brief van een tegenpartij, een beslissing van een bureau. Dat alles gebeurt in een beveiligde on-premise omgeving. Je documenten blijven dus binnen onze eigen infrastructuur.

De Studio staat niet op zichzelf. Ze is verbonden met de rest van ons platform, zodat de documenten in een dossier het dossier volgen. Vindt onze merkbewaking een inbreuk? Dan zetten we de ingebrekestelling klaar met de feiten die al in het dossier zitten. Verandert een verwerking van persoonsgegevens? Dan werken we de gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) bij. Komt er een procedurestap aan? Dan ligt het volgende document klaar voor de advocaat.

De Studio neemt het routinewerk over: structuur, partijgegevens, definities, opmaak en documenten die gelijk blijven lopen met de feiten. Het denkwerk blijft bij de advocaat. Elk document wordt gelezen, aangepast en goedgekeurd door een advocaat voor het ons kantoor verlaat.

Functies

Ontwerpen op maat van je dossier

Een ontwerp start vanuit een korte briefing in gewone taal, of vanuit een stap-voor-stapopzet die vraagt wat nodig is: partijen, duur, grondgebied, prijs, toepasselijk recht. De Studio zet een volledig ontwerp in elkaar in een vaste structuur, zodat elk document hetzelfde leest en hetzelfde in elkaar zit.

Wat erin gaat: de feiten van je dossier en de commerciële afspraken. Wat eruit komt: een ontwerp dat bij jouw deal past, geen algemeen formulier. Waar de advocaat nakijkt: de ingevulde voorwaarden en elke afwijking van ons gebruikelijke standpunt.

Analyse van inkomende documenten

Documenten van de andere kant lezen we in dezelfde beveiligde omgeving. De Studio haalt er partijen, data, verplichtingen en termijnen uit en wijst de advocaat op de clausules en passages die aandacht vragen. Contracten gaan daarna langs onze vaste checks in onze contractreview, en verplichtingen komen in de opvolging van contractverplichtingen.

Documenten die meebewegen met je dossier

De Studio put uit gegevens van andere onderdelen van ons platform. Wat merken- en modellenbewaking en online merkbewaking vinden, voedt ingebrekestellingen en verwijderingsverzoeken. Het verwerkingsregister voedt de DPIA-tool. Komen er nieuwe gegevens binnen of nadert een termijn, dan wordt het document bijgewerkt of ligt het volgende klaar. De advocaat beslist wat er vertrekt.

Partijgegevens uit profielen

Gegevens van jou en van de wederpartij komen uit profielen en worden niet overgetypt. Voor Belgische vennootschappen gebruikt de Studio gegevens uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), zoals naam, rechtsvorm, zetel en ondernemingsnummer. De advocaat checkt de gegevens, zeker wie er voor de vennootschap tekent.

De clausulebibliotheek achter het ontwerp

We stellen ontwerpen samen uit onze clausulebibliotheek met versiebeheer, met clausules in het Nederlands, Engels, Frans en Duits en consistente definities. Verandert een regel, dan passen we de clausule één keer aan en gebruikt elk later ontwerp meteen de nieuwe tekst.

Word en het klantenportaal

Het resultaat is een Word-bestand (.docx). Via een add-in werkt de Studio ook in Microsoft Word zelf, zodat een advocaat kan opstellen, aanpassen en nalezen zonder van tool te wisselen. In het klantenportaal kun je terugkerende documenten met weinig risico, zoals een NDA, zelf opmaken via een opzet die wij voor jou klaarzetten. Het portaal laat een document niet verder als essentiële gegevens ontbreken.

Wat je mag verwachten

• documenten op maat van je dossier, in onze huisstijl, met vaste structuur en consistente definities;
• inkomende documenten geanalyseerd in een beveiligde on-premise omgeving, met de belangrijke punten aangeduid;
• brieven, beoordelingen en andere documenten die gelijk blijven lopen met nieuwe feiten en proceduretermijnen;
• partijgegevens die kloppen met de officiële registers;
• documenten die de verantwoordelijke advocaat heeft nagekeken en aangepast voor ze bij jou komen.

Een voorbeeld: onze bewaking meldt een webshop die producten verkoopt onder een teken dat dicht bij je merk ligt. De vaststelling, je inschrijving en het bewijs zitten al in het dossier, dus de Studio zet de ingebrekestelling klaar in de juiste taal. De advocaat leest ze, stemt toon en eisen af en verstuurt ze. Verstrijkt de termijn in de brief zonder antwoord, dan bereidt de Studio de volgende stap voor, een verwijderingsverzoek of een klacht, en beslist de advocaat hoe we verder gaan.

Waar we het inzetten

De Document Studio ondersteunt commerciële contracten en transacties, merklicenties, octrooi- en technologielicenties, verwerkersovereenkomsten en datalicenties en datadeling. Ze maakt de brieven achter online merkbescherming, en de overeenkomsten bij financieringsrondes en bij de fiscale regimes waarover we adviseren.

Voor de juridische achtergrond kun je terecht bij de kaart van commerciële contracten, licentieovereenkomsten en masterdienstenovereenkomsten en SOW's.