Een RFI of RFP voeren

Het juridisch kader

De aankoopfase, vóór je een contract tekent, legt de basis voor alles wat daarna komt. Het is ook het deel van een deal dat een jurist zelden te zien krijgt. De juridische regels hangen af van wie koopt.

Private kopers. Een private vennootschap die een RFP voert, heeft veel vrijheid. Ze hoeft de opdracht aan niemand te gunnen, en de RFP is op zich meestal niet bindend. Het nieuwe Burgerlijk Wetboek (Boek 5) vraagt wel dat partijen te goeder trouw onderhandelen. Wie de onderhandelingen op een misbruikende manier afbreekt, bijvoorbeeld nadat een bieder grote kosten heeft gemaakt voor een deal die er nooit zou komen, kan aansprakelijk worden gesteld. Verklaringen in een RFP kunnen ook in het contract doorwerken, dus zeg uitdrukkelijk wat niet bindend is.

Overheidsopdrachten. Overheden en bepaalde instellingen vallen onder het recht inzake overheidsopdrachten (in België de wet van 17 juni 2016 en haar besluiten, gebaseerd op Europese richtlijnen). Daarin staan strikte regels over bekendmaking, gelijke behandeling, selectie- en gunningscriteria en rechtsmiddelen voor afgewezen inschrijvers. Dit artikel gaat over private aankopen, maar vooraf bepaalde criteria en een gedocumenteerde evaluatie helpen iedereen.

Vertrouwelijkheid en bedrijfsgeheimen. Beide partijen delen gevoelig materiaal. De koper legt zijn behoeften en soms zijn data bloot, en leveranciers hun methoden en prijzen. Onder Richtlijn (EU) 2016/943, in België omgezet in het Wetboek van economisch recht, is informatie alleen een bedrijfsgeheim als er redelijke maatregelen zijn genomen om ze geheim te houden. Een vertrouwelijkheidsovereenkomst vóór gedetailleerde uitwisselingen is zo'n maatregel. Persoonsgegevens die je in een RFP deelt (bijvoorbeeld personeelsgegevens van een activiteit die je uitbesteedt) moet je volgens de AVG behandelen.

Mededingingsrecht. Bieders mogen hun offertes niet op elkaar afstemmen, en een koper moet vermijden de prijzen van de ene bieder aan een andere te onthullen. Een strikte scheiding tussen bieders beschermt zowel het proces als de koper.

In de praktijk

RFI, RFP en RFQ

Met een request for information (RFI) verzamel je algemene informatie om de markt te begrijpen en leveranciers voor te selecteren. Een request for proposal (RFP) vraagt geselecteerde leveranciers om een oplossing en voorwaarden voor te stellen. Een request for quotation (RFQ) vraagt een prijs voor een duidelijk omschreven behoefte. Het juiste instrument in de juiste fase houdt het proces vlot en de antwoorden vergelijkbaar.

Zet je contractvoorwaarden in de RFP

De handigste tactiek: voeg je ontwerpvoorwaarden bij de RFP en vraag leveranciers om in hun offerte te bevestigen dat ze die aanvaarden, of om uitzonderingen op te geven. Zo komen de lastige punten op tafel zolang er nog concurrentiespanning is, en niet pas nadat je de winnaar hebt gekozen en je onderhandelingsmacht weg is. De voorwaarden die je bijvoegt, zijn de standaardvoorwaarden uit Master Services Agreements en SOW's. Antwoorden met uitzonderingen kun je nakijken met onze contractreview, die ze clausule per clausule met een playbook vergelijkt.

Evaluatie en audit trail

Bepaal je criteria en hun gewicht voordat de antwoorden binnenkomen, en beoordeel consistent. Met een gedocumenteerde evaluatie sta je sterker als een bieder de uitkomst aanvecht, en je beslissing blijft gericht op wat telt. Dienen veel leveranciers gevoelige informatie in, dan kan een afgeschermde omgeving zoals onze data room de inzending van elke bieder apart houden en vragen en antwoorden beheren.

Van voorkeursbieder tot handtekening

Heb je een voorkeursbieder, hou de concurrentiespanning dan aan tot het contract is getekend. Bevestig de voorwaarden die in de offerte zijn aanvaard, rond de statement of work af en laat de leverancier geen punten heropenen die hij al heeft toegegeven. Een korte onderhandeling met een deadline in de slotfase houdt het tempo erin.

Een voorbeeld

Een Hasseltse producent wil zijn ERP-systeem vervangen. Hij stuurt een RFI naar acht leveranciers, selecteert er drie en stuurt een RFP met zijn ontwerp van licentie- en dienstenvoorwaarden als bijlage. Twee bieders aanvaarden de meeste voorwaarden maar maken uitzonderingen voor aansprakelijkheid en eigendom van data. De derde aanvaardt alles behalve een onbeperkte vrijwaring bij datalekken. Omdat die punten al in de offertefase boven water kwamen, onderhandelt de producent erover terwijl alle drie nog meedoen. Zo tekent hij een contract waar hij na de keuze van een winnaar alleen van had kunnen dromen.

Veelgestelde vragen

Is een RFP juridisch bindend?

Meestal niet op zich, maar ze kan wel verplichtingen scheppen, zeker bij gereglementeerde aankopen, en verklaringen erin kunnen in het contract doorwerken. Behandel ze als een document waar men op zal steunen, en zeg uitdrukkelijk wanneer iets niet bindend is.

Waarom contractvoorwaarden in de RFP zetten in plaats van later te onderhandelen?

Door je onderhandelingsmacht. Zolang leveranciers concurreren, zijn ze eerder bereid jouw voorwaarden te aanvaarden. Is er eenmaal een winnaar en zijn de anderen afgehaakt, dan is die macht weg.

Hebben we een NDA nodig voordat we een RFP versturen?

Als de RFP vertrouwelijke behoeften of data bevat, ja. Een wederzijdse NDA vóór gedetailleerde uitwisselingen ondersteunt ook de bescherming als bedrijfsgeheim.

Wie is eigenaar van de ideeën in het voorstel van een leverancier?

De leverancier, tenzij jullie iets anders afspreken. Zeg in de RFP of je ideeën uit niet-gekozen offertes mag gebruiken. De meeste leveranciers willen dat daar "nee" staat.

Hoe dit samenhangt

Aankoopprocessen zijn de voorkant van ons werk rond commerciële contracten en transacties. Het contract dat eruit komt, stellen we op met onze Document Studio. Voor de bredere context, zie Commerciële contracten: een kaart.